Implementação Documental

 Estruturação e Gestão de Documentos em Organizações

Os cuidados com a SST vão muito além de apenas introduzir ações preventivas e promover condutas e práticas seguras. Isto é, para manter um ambiente de trabalho seguro é necessário definir ações e procedimentos operacionais e administrativos que promovem a saúde e segurança de cada trabalhador. Entre os procedimentos administrativos críticos estão os documentos da SST. Nós implementamos e organizamos essa documentação.

1. Quais são os documentos da SST?

Os principais objetivos da implementação documental incluem:

LTCAT:

Neste documento, deve-se descrever detalhadamente as condições do ambiente de trabalho para determinar se os trabalhadores que atuam ali enfrentam riscos ocupacionais e se precisam da aposentadoria especial.

O LTCAT pode ser elaborado por dois profissionais diferentes: engenheiro de segurança devidamente registrado no CREA e médico do trabalho devidamente registrado no CRM.

É através do LTCAT que as informações do evento S-2240 do eSocial são geradas. O LTCAT é fundamental para garantir informações sobre os riscos ocupacionais que os trabalhadores estão expostos, desenvolver ações preventivas mais efetivas e garantir os direitos trabalhistas.

PCMSO:

O PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) é um dos requisitos previstos pela CLT, definido pela NR 07 e tem como objetivo a avaliação e controle da saúde dos colaboradores. 

Neste documento são registradas as informações sobre os exames admissionais, demissionais, etc., e de acordo com os riscos que o trabalhador estará/esteve exposto devido a sua ocupação são destacados os exames ocupacionais.

PGR:

Inventário de riscos ocupacionais e Controle de Ações

Ao contrário do que muitos pensam o PGR em si não é um documento, mas sim um programa que visa o gerenciamento de riscos ocupacionais denominado de Programa de Gerenciamento de Riscos, que analisa os riscos dos ambiente de trabalho, quais funções estão expostas, os níveis de exposição, entre outros aspectos. Informações que geram o documento de SST denominado de Inventário de Risco.

No Inventário de Riscos são descritos todos os riscos ocupacionais identificados no ambiente de trabalho e também o nível de exposição dos trabalhadores. A elaboração do documento fica a cargo da organização, que deve delegar um profissional de SST para isso, e deve seguir as Normas Regulamentadoras, constando a data e assinatura dos responsáveis. 

Para evitar erros na elaboração deste documento é necessário que você conheça as informações básicas que devem aparecer no Inventário de Risco:

• Caracterização de processos e ambientes de trabalho;
• Caracterização de atividades;
• Descrição de perigos e possíveis lesões e agravos à saúde dos trabalhadores;
• Identificação de fontes geradoras de riscos ocupacionais e circunstâncias;
• Descrição dos grupos de trabalhadores ou trabalhador ou funções que estão expostas aos riscos ocupacionais;
• Definição das medidas de prevenção implementadas;
• Descrição dos instrumentos ou equipamentos utilizados para a medição dos níveis de exposição;
• Caracterização dos riscos ocupacionais.

E o Plano de Ação do PGR?

Para todos os riscos que impactam a saúde dos trabalhadores descritos no inventário de riscos, deve-se existir uma ação para mitigar os níveis de exposição do trabalhador. Especificamente, é elaborado um plano de SST que caracteriza as ações que serão implantadas, o prazo de execução, os níveis de controle, responsável, onde será implantada etc.
O plano de ações do PGR é um documento básico que registra soluções para as não-conformidades ou mitigar fatores que geram os riscos e que pode ser construído, por exemplo, seguindo os passos propostos pela Metodologia 5W2H, Ciclo PDCA, entre outras.

Fichas de EPI:

Documento da SST indispensável para empregadores e trabalhadores. Nas Fichas de EPI são evidenciadas as entregas dos EPIs e é um documento que garante para a empresa e os trabalhadores que são seguidos os requisitos estabelecidos pela NR 06.

Na Ficha do EPI estão contidas as informações sobre o trabalhador, sua assinatura e informações sobre o EPI que recebeu. Além disso, com as informações registradas é possível controlar e avaliar a periodicidade de troca dos equipamentos e estimar a vida útil dos mesmos.

ASOs:

Um documento referente à medicina ocupacional, o ASO é um documento emitido após avaliação médica do empregado, que identifica o estado de saúde do trabalhador e indica sua aptidão para o desempenho das funções do seu cargo.

Antes de ser contratado, de mudar de função, de ser demitido ou apenas periodicamente, o trabalhador deve realizar um exame ocupacional e é deste exame que é gerado o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).

A partir das informações reunidas para o ASO é também gerado o evento S-2220, informações que devem ser enviadas obrigatoriamente para o eSocial.

PPP:

É um documento que passou a ser emitido de maneira eletrônica, a partir de janeiro de 2023, pelo aplicativo do INSS. O PPP é um documento que evidencia e garante o direito de aposentadoria especial do trabalhador. Reúne informações sobre o histórico dos registros do S-2240 e S-2220 do trabalhador, ambos eventos advindos de documentos da SST (LTCAT e ASOs), podendo ser gerado pelo próprio trabalhador, a partir do App Meu INSS.

Não é um documento que a empresa deve elaborar em si, mas depende de outros que citamos anteriormente e é muito importante para o trabalhador.
 

AET - Análise Ergonômica do Trabalho:

A Análise Ergonômica do Trabalho (AET), consiste em um conjunto de técnicas que têm como objetivo identificar erros na relação do homem com seu instrumento de trabalho e corrigi-los, para que essa relação seja o menos nociva possível para a saúde do trabalhador.

A AET basicamente consiste numa análise detalhada do ambiente, instrumentos de trabalho e como ocorrem os impactos ou as relações que existem com os colaboradores. É uma análise que permite que sejam indicadas melhorias preventivas e ações corretivas de situações que representam riscos ocupacionais para o trabalhador.

Com a AET são identificados e amenizados/anulados os riscos ergonômicos, potenciais causadores de doenças ocupacionais e do trabalho que podem prejudicar a saúde e a vida dos trabalhadores. E, é um dos principais documentos que registra o levantamento de riscos ocupacionais e a análise do trabalho.

Permissão do Trabalho (PT):

A Permissão de Trabalho (PT) ou Permissão para o Trabalho (PPT) é um documento que permite que um trabalhador atue de forma segura, ciente dos fatores relacionados com os riscos ocupacionais, treinado e protegido nas áreas que possuem riscos por um determinado período de tempo.

Desta forma, a empresa introduz um processo de controle dos trabalhadores que devem executar as atividades de risco. Isto é, a Permissão de Trabalho serve para assegurar que as atividades de construção civil, reparo ou inspeção de equipamentos, manutenção de instalações prediais, montagem e desmontagem de estruturas metálicas, por exemplo, sejam realizadas com segurança no local de trabalho.
 

2. Objetivos da Implementação Documental

Os principais objetivos da implementação documental incluem:

• Organização e Armazenamento: Facilitar o armazenamento e o acesso a documentos e informações.
• Conformidade Legal: Garantir que a empresa atenda a requisitos legais e regulamentares em relação à documentação.
• Segurança da Informação: Proteger documentos sensíveis e garantir a confidencialidade e integridade das informações.
• Eficiência Operacional: Aumentar a eficiência dos processos internos, reduzindo o tempo gasto na busca e recuperação de documentos.

3. Etapas para Implementação Documental

Planejamento e Análise

• Diagnóstico Inicial: Avaliar o estado atual da documentação da empresa, identificando lacunas, redundâncias e áreas de melhoria.
• Definição de Objetivos: Estabelecer metas claras para o sistema de gestão documental, levando em consideração as necessidades da organização e os requisitos legais.

Criação de Estruturas e Procedimentos

• Classificação Documental: Definir uma estrutura de classificação para os documentos, utilizando categorias e subcategorias que facilitem a organização e a recuperação da informação.

  • Exemplos de Categorias: Documentos financeiros, contratos, relatórios, registros de segurança, etc.

• Padronização de Documentos: Criar modelos padronizados para os documentos, garantindo uniformidade nas informações e facilitando a criação e o uso de documentos.

• Estabelecimento de Procedimentos: Desenvolver procedimentos claros para a criação, revisão, aprovação, armazenamento e descarte de documentos, incluindo responsabilidades e fluxos de trabalho.

Implementação do Sistema

• Seleção de Ferramentas: Escolher as ferramentas adequadas para a gestão documental, que podem incluir softwares de gerenciamento de documentos, sistemas de armazenamento em nuvem e plataformas de colaboração.

• Treinamento da Equipe: Realizar treinamentos para os colaboradores sobre o novo sistema de gestão documental, abordando como utilizar as ferramentas, seguir os procedimentos estabelecidos e garantir a conformidade.

Monitoramento e Avaliação

• Avaliação Contínua: Monitorar o uso do sistema documental, coletando feedback dos usuários e realizando auditorias periódicas para garantir a eficácia e a conformidade com os procedimentos estabelecidos.

• Ajustes Necessários: Fazer ajustes no sistema com base nas avaliações e no feedback, garantindo que o sistema continue atendendo às necessidades da organização e às exigências legais.

4. Importância da Implementação Documental

Além de garantir que a empresa atende a legislação trabalhista, o principal motivo para a elaboração e manutenção correta de todos estes documentos é o cuidado com a segurança e saúde do trabalhador.

Você ter um LTCAT ou um inventário de riscos pode ser uma ótima ferramenta para que você identifique os riscos que estão presentes no ambiente de trabalho e realmente entre em ação para evitá-los.

Todos os documentos fornecem informações para adotar as ações preventivas mais efetivas, entregar os EPIs corretos, implantar procedimentos de SST e reduzir ou eliminar fatores de riscos ocupacionais, doenças ocupacionais e a ocorrência de acidentes de trabalho.
 

• Acesso Rápido à Informação: Facilita o acesso rápido a documentos e informações, o que melhora a eficiência operacional e a tomada de decisão.

• Redução de Riscos: Minimiza os riscos de perda ou extravio de documentos e assegura a conformidade legal em relação à manutenção e ao armazenamento de documentos.

• Melhoria da Qualidade: Contribui para a melhoria da qualidade dos processos internos, já que a documentação adequada e atualizada é fundamental para a execução eficiente das atividades.

• Segurança da Informação: Aumenta a segurança da informação ao implementar controles e políticas adequadas para a proteção de dados sensíveis.

5. Componentes de um Sistema Documental

Um sistema de gestão documental deve incluir:

• Diretrizes de Classificação: Regras para a classificação e organização de documentos.
• Modelos e Formatos Padronizados: Formatos de documentos a serem utilizados em toda a organização.
• Procedimentos de Revisão e Aprovação: Processos para garantir que os documentos sejam revisados e aprovados antes de sua publicação ou uso.
• Políticas de Armazenamento e Descarte: Regras sobre como os documentos devem ser armazenados e quando devem ser descartados.
• Registro de Acesso: Mecanismos para rastrear quem acessa ou modifica documentos sensíveis.

Conclusão

Para finalizar todos os documentos destacados são garantias de acesso a alguns direitos de seus trabalhadores e a empresa não deve deixar de elaborá-los e fornecê-los nunca!

A implementação documental é uma atividade estratégica que traz benefícios significativos para a organização. Um sistema bem estruturado de gestão de documentos não só melhora a eficiência e a segurança das informações, mas também garante que a empresa esteja em conformidade com as normas legais e regulatórias. Com um planejamento adequado, o envolvimento de todos os colaboradores e um processo contínuo de monitoramento e melhoria, as organizações podem maximizar os resultados da sua implementação documental.

Dúvidas Frequentes